Die Gästeliste von Festlotse: Schritt für Schritt
Ein Link für alle Gäste, und jede Antwort landet bei dir: mit Namen, Personenzahl und dem, was jemand mitbringt. Hier steht, wie du die Gästeliste einrichtest, was deine Gäste sehen und was nur du siehst.
Die kurze Antwort
Du öffnest in deiner Planung oben den Punkt Gästeliste, trägst Uhrzeit und Treffpunkt ein, schreibst einen Einladungstext und schickst den Link an alle Gäste, zum Beispiel per WhatsApp. Jeder Gast sagt über den Link zu oder ab und nennt, wie viele Erwachsene und Kinder kommen. Du siehst alle Antworten mit Summen und kannst die Liste als Excel-Datei herunterladen.
Die Gästeliste gehört zum Paket „Deine Feier steht“ für 39 € einmalig. Ohne Paket zeigt dir der Punkt, was sie kann.
In fünf Schritten zur fertigen Einladung
- Gästeliste öffnen. In deinem Planungsboard steht oben neben „Deine Anfragen“ der Punkt „Gästeliste“. Ein Klick, und du bist in deiner Einladung. Zurück geht es über „Zur Planung“.
- Festes eintragen. Unter „Das steht fest“ trägst du Beginn, auf Wunsch das Ende und eine Frist für die Rückmeldung ein. Dazu den Treffpunkt mit Name und Adresse. Hast du eine Location als gebucht markiert, ist der Treffpunkt schon ausgefüllt.
- Text schreiben oder schreiben lassen. Schreib den Einladungstext selbst oder drück auf „Text mit KI schreiben“. Du wählst den Ton: herzlich, locker oder feierlich. Der Text nimmt nur, was oben feststeht, und du änderst ihn danach, wie du willst.
- Mitbringen und Sichtbarkeit einstellen. Wenn Gäste etwas mitbringen sollen, setz den Haken und schreib eine Wunschliste. Entscheide, ob Gäste sehen dürfen, wer schon zugesagt hat. Dann „Alles speichern“.
- Link verschicken. Unter „Link zum Weiterleiten“ steht dein Gäste-Link. „Per WhatsApp teilen“ öffnet WhatsApp mit deinem Text, Datum, Treffpunkt und Link. Mit „Vorschau als Gast“ siehst du vorher, was deine Gäste sehen.
Das steht fest: Datum, Uhrzeit und Treffpunkt
Die festen Angaben stehen auf der Einladungsseite in einem eigenen Kasten über dem Antwortformular, getrennt von deinem Text. Deine Gäste bekommen dort einen Knopf „Route in Google Maps“ und einen Knopf „In den Kalender“. Die Kalenderdatei übernimmt Datum, Uhrzeit und Ort in den Kalender auf dem Handy oder am Rechner.
Änderungen sehen alle sofort. Verschiebst du den Beginn von 17 auf 18 Uhr, sehen alle Gäste beim nächsten Öffnen den neuen Stand. Einen neuen Link brauchst du nicht. Wer den Termin schon im Kalender hat, sollte ihn aber neu eintragen, sag deinen Gästen also kurz Bescheid.
Die Frist für die Rückmeldung muss vor der Feier liegen. Ist sie vorbei, können Gäste trotzdem noch antworten, sie sehen nur einen Hinweis.
Was deine Gäste sehen und was nur du siehst
| Angabe | Gäste | Du |
|---|---|---|
| Einladungstext, Datum, Uhrzeit, Treffpunkt | ja | ja |
| Gebuchte Betriebe | nur die, die du angehakt lässt | alle |
| Wunschliste zum Mitbringen | ja, mit „schon vergeben“ | ja, mit Stand „2 von 3“ |
| Wer zugesagt hat und was mitgebracht wird | nur wenn du es einschaltest, nur Vorname und Mitbringsel | ja |
| Absagen und Unklare | nein | ja |
| Zahl der Erwachsenen und Kinder | nein | ja, mit Summe |
| Nachrichten an dich | nein | ja |
| E-Mail-Adressen | nein | ja, mit Stand der Erinnerungen |
Auch bei eingeschalteter Liste kann sich jeder Gast mit einem Haken herausnehmen. An Betriebe geben wir nie Namen weiter, höchstens die Zahl der Gäste.
So antworten deine Gäste
Der Gast öffnet den Link, liest deine Einladung und trägt seinen Namen ein, der Vorname genügt. Dann wählt er „Ich komme“, „Ich kann leider nicht“ oder „Weiß ich noch nicht“ und gibt an, wie viele Erwachsene und Kinder kommen. Ein Konto braucht niemand.
Dazu kann jeder eine kurze Nachricht an dich schreiben, bis 500 Zeichen. Die sieht nur ihr als Gastgeber. Das Formular bittet ausdrücklich darum, dort nichts zu Gesundheit oder Unverträglichkeiten zu schreiben. So etwas klärt ihr besser direkt.
Antwort ändern: Wer beim Antworten seine E-Mail-Adresse einträgt, kann später über denselben Link neu antworten, und die alte Antwort wird ersetzt. Ohne Adresse entsteht eine zweite Zeile. Die doppelte löschst du dann in deiner Liste mit „löschen“.
Die Mitbringliste
Setz den Haken „Gäste dürfen etwas mitbringen“. Im Feld „Wunschliste“ schreibst du eine Zeile je Wunsch, mit der Anzahl davor: „3x Salat“, „2x Kuchen“, „Chips und Knabberzeug“. Bis zu 30 Wünsche passen hinein.
Deine Gäste haken beim Zusagen ab, was sie übernehmen. Ist ein Wunsch so oft übernommen wie gewünscht, steht er für alle als „schon vergeben“ da und lässt sich nicht mehr anhaken. Du siehst bei jedem Wunsch den Stand, etwa „2 von 3“. Wer etwas anderes mitbringen will, schreibt es in das Feld darunter.
Änderst du die Liste später, bleiben die Zusagen erhalten, solange der Text eines Wunsches gleich bleibt. Nur die Anzahl zu ändern ist also kein Problem. Wie du ein ganzes Buffet mit den Gästen aufteilst, steht im Ratgeber Mitbring-Buffet absprechen: Wer bringt was mit?.
Erinnerungen per E-Mail
Ist „Gäste können sich per E-Mail erinnern lassen“ angehakt, sehen deine Gäste beim Antworten ein Kästchen „Erinnere mich per E-Mail“. Wer es anhakt und seine Adresse einträgt, bekommt zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick sind die Erinnerungen aktiv.
Dann kommt 14 Tage, 7 Tage und einen Tag vor der Feier eine Mail mit Uhrzeit, Treffpunkt, Kartenlink und dem eigenen Mitbringsel. Jede Mail hat einen Abmeldelink. Du selbst bekommst zu denselben Zeitpunkten den Stand deiner Gästeliste an deine bestätigte E-Mail-Adresse: Zusagen, Personen und offene Wünsche.
Erinnerungen gibt es nur, wenn in deiner Planung ein festes Datum steht. Steht dort nur „Oktober“, zeigt dir die Gästeliste einen Hinweis.
Antworten auswerten
Unter „Antworten“ stehen oben vier Zahlen: Zusagen, Absagen, Unklare und die Personen aus allen Zusagen, getrennt nach Erwachsenen und Kindern. Darunter jede Antwort mit Name, Personenzahl, Mitbringsel und Nachricht.
Mit „Liste als Excel-Datei (CSV)“ lädst du alles herunter, zum Beispiel für die Sitzordnung. Die endgültige Zahl gibst du selbst an Location und Küche weiter, am besten zwei bis drei Wochen vor der Feier.
Zeitplan für deine Einladung
Erfahrungswerte für eine Feier mit 40 bis 80 Gästen.
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8 Wochen vorher
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4 Wochen vorher
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2 bis 3 Wochen vorher
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Am Tag vorher
Häufige Fragen
Was kostet die Gästeliste von Festlotse?
Sie gehört zum Paket „Deine Feier steht“ für 39 € einmalig. Darin sind auch weitere Anfragen an Betriebe, deren Kontaktdaten und die Antwort-Garantie enthalten. Das Paket gilt für eine Feier.
Bekommt jeder Gast einen eigenen Link?
Nein. Es gibt einen Link für alle Gäste, den du zum Beispiel in die Familiengruppe bei WhatsApp stellst. Jede Antwort landet als eigene Zeile in deiner Liste.
Kann ein Gast seine Antwort ändern?
Ja, wenn er beim Antworten seine E-Mail-Adresse einträgt. Antwortet er später mit derselben Adresse, wird die alte Antwort ersetzt. Ohne Adresse entsteht eine neue Zeile, die alte kannst du löschen.
Sehen die anderen Gäste, wer kommt?
Nur wenn du es einschaltest. Dann sehen sie den Vornamen und das Mitbringsel der Zusagen, keine Absagen, keine Personenzahlen und keine Nachrichten. Jeder Gast kann sich mit einem Haken aus dieser Liste nehmen.
Wie lange bleiben die Antworten gespeichert?
Wir löschen die Antworten deiner Gäste 30 Tage nach der Feier. Lade die Liste vorher als Excel-Datei herunter, wenn du sie behalten willst.
Wie oft kann ich den Einladungstext mit KI schreiben lassen?
Bis zu 15 Mal je Einladung. Ein vorhandener Text wird dabei ersetzt. Danach passt du ihn von Hand an.
Location gefunden? Dann fragen wir für dich an.
Du nennst Datum, Ort und Gästezahl. Wir fragen bei geprüften Locations an, ob dein Termin frei ist, und schicken dir die Antworten. Kostenlos, Antwort in 72 Stunden.